ChatGPT im Unternehmen: Welche Daten landen wirklich beim KI-Anbieter?

ChatGPT ist in vielen Schweizer KMU längst Teil des Arbeitsalltags. Ein Angebot zusammenfassen, einen Kundenbrief formulieren, eine Excel-Tabelle erklären: Der Nutzen ist unmittelbar. Gleichzeitig bleibt eine zentrale Frage oft unbeantwortet: Welche Daten verlassen dabei eigentlich das Unternehmen – und was geschieht danach mit ihnen?

Die kurze Antwort: Alles, was Mitarbeitende in einen Chat eingeben oder hochladen, muss verarbeitet werden, damit der Dienst antworten kann. Ob diese Inhalte zusätzlich gespeichert, von Menschen zur Qualitätskontrolle eingesehen oder zur Verbesserung von Modellen verwendet werden können, hängt vom verwendeten Produkt, den Einstellungen und dem Vertrag ab. Für Unternehmen ist diese Unterscheidung entscheidend.

Dieser Artikel bietet eine praktische Einordnung für Schweizer Unternehmen. Er ersetzt keine Rechtsberatung und keine Prüfung der aktuellen Vertragsbedingungen Ihres Anbieters – genau diese Prüfung gehört jedoch vor einen breiten Rollout.

Welche Daten werden an ChatGPT gesendet?

An den Dienst gehen nicht nur die Wörter in Ihrer Frage. Je nach Nutzung können auch frühere Nachrichten im selben Chat, hochgeladene Dateien, Bilder, Tabellen, Spracheingaben, von verbundenen Diensten abgerufene Inhalte sowie technische Nutzungsdaten verarbeitet werden. Die Antwort des Modells wird ebenfalls als Teil der Interaktion erzeugt und kann in der Chat-Historie erscheinen.

• Prompts und Antworten: Namen, Kundennummern, Vertragsauszüge oder interne Zahlen bleiben personenbezogene oder vertrauliche Daten, auch wenn sie nur in einem Satz vorkommen.
• Kontext aus dem Chat: Wer eine neue Frage in einem bestehenden Verlauf stellt, übermittelt in der Regel auch den Kontext, den das Modell zur Beantwortung benötigt.
• Metadaten: Konto, Zeitpunkt, IP- und Geräteinformationen sowie Nutzungsdaten können für Betrieb, Sicherheit und Abrechnung anfallen.
• Verbundene Quellen: Bei aktivierten Connectors oder GPTs mit externen Diensten können zusätzliche Datenflüsse zu den jeweiligen Drittanbietern entstehen.

Die wichtigste Regel für Mitarbeitende lautet deshalb: Ein Prompt ist keine flüchtige Notiz auf dem eigenen Laptop. Behandeln Sie ihn wie eine Übermittlung an einen externen Dienstleister.

Was passiert mit hochgeladenen Dokumenten?

Beim Upload eines PDFs, Word-Dokuments oder einer Tabelle muss der Anbieter die Datei oder ihren Inhalt lesen und verarbeiten, um sie zusammenzufassen, Fragen dazu zu beantworten oder Daten daraus zu extrahieren. Je nach Funktion können Text, Tabellen, Bilder und Metadaten betroffen sein. Die Datei kann ausserdem dem Chat oder einem konfigurierten GPT zugeordnet bleiben, bis sie nach den geltenden Aufbewahrungsregeln gelöscht wird.

Das ist besonders relevant bei HR-Dossiers, Verträgen, Kundendaten, Finanzunterlagen und Unterlagen unter Berufsgeheimnis. Vor dem Upload sollten Sie nicht nur fragen, ob das Dokument nützlich ist, sondern auch: Enthält es personenbezogene Daten, Geschäftsgeheimnisse oder Informationen, die einer Geheimhaltungspflicht unterliegen? Wer darf danach darauf zugreifen? Und wie wird die Löschung nachgewiesen?

Was verlangt das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz?

Das revidierte Datenschutzgesetz (DSG) verlangt keine pauschale Verbotsliste für KI-Tools. Es verpflichtet Unternehmen aber, Personendaten rechtmässig, verhältnismässig und transparent zu bearbeiten sowie angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen zu treffen. Wer einen externen KI-Anbieter einsetzt, bleibt für die eigene Datenbearbeitung verantwortlich.

• Zweck und Datenminimierung: Nur Daten übermitteln, die für den konkreten Zweck nötig sind. Ein Kundentext lässt sich oft anonymisiert oder mit Platzhaltern bearbeiten.
• Auftragsbearbeitung: Klären Sie, welche Daten der Anbieter in Ihrem Auftrag bearbeitet, welche Weisungen und Sicherheitsmassnahmen gelten und welche Subunternehmer beteiligt sind.
• Auslandbekanntgabe: Prüfen Sie, wo Daten gespeichert und verarbeitet werden und ob bei Übermittlungen ins Ausland geeignete Garantien erforderlich sind.
• Besonders schützenswerte Daten: Gesundheitsdaten, HR-Informationen und andere sensible Kategorien verlangen eine besonders sorgfältige Risikoanalyse und Zugriffskontrolle.

Je nach Branche kommen weitere Regeln hinzu – etwa Berufsgeheimnisse, FINMA-Vorgaben, vertragliche Geheimhaltungspflichten oder die DSGVO. Ein Tool, das für eine unverfängliche Marketingidee vertretbar ist, kann für einen Patientenbericht oder eine Akte der Personalabteilung ungeeignet sein.

Welche Risiken bestehen in der Praxis?

• Schatten-KI: Mitarbeitende verwenden persönliche Free- oder Plus-Konten, ohne dass das Unternehmen Regeln, Verträge oder Datenflüsse kennt.
• Zu viel Kontext: Ein vollständiger Vertrag oder ein ganzer E-Mail-Verlauf enthält oft weit mehr Daten, als die konkrete Frage benötigt.
• Unklare Zugriffe: Geteilte Chats, GPTs, Connectors und Administratorrollen können den Kreis der Personen und Systeme erweitern, die Inhalte sehen oder verarbeiten.
• Falsche Sicherheit: Ein deaktiviertes Training löst weder Fragen zur Datenresidenz noch zu ausländischer Jurisdiktion, Aufbewahrung oder Geheimhaltung.
• Fehlende Nachvollziehbarkeit: Ohne zentrale Richtlinien und Audit-Logs lässt sich später kaum beantworten, wer welche Daten wofür in ein KI-Tool eingegeben hat.

Wann reicht ChatGPT?

ChatGPT kann für Einzelaufgaben mit öffentlichen, anonymisierten oder bewusst unkritischen Inhalten sehr sinnvoll sein: Ideen strukturieren, allgemeine Texte verbessern, eine öffentlich verfügbare Anleitung zusammenfassen oder Code ohne Kundenbezug erklären. Voraussetzung sind klare Leitlinien, geschulte Mitarbeitende und die passende Konto- und Dateneinstellung.

Nicht als Standardweg geeignet ist ein persönliches Chat-Konto für Dokumente, die zentral gesteuert, regelmässig aktualisiert, rollenbasiert freigegeben oder nachvollziehbar verarbeitet werden müssen. Sobald echte Geschäftsprozesse, vertrauliche Wissensbestände oder mehrere Teams betroffen sind, braucht es mehr als einen Chat-Tab.

Wann braucht man eine Plattform wie yeos?

Eine Unternehmensplattform ist sinnvoll, wenn KI auf freigegebenen Unternehmensdokumenten arbeiten, in bestehende Workflows eingebunden und kontrollierbar sein soll. Entscheidend sind nicht nur das Modell, sondern Zugriffsrechte, Datenstandort, Quellenangaben, Protokolle und der gesamte Datenlebenszyklus.

• yeos trennt Wissensbestände und Rollen, damit ein Agent nur auf die Dokumente zugreift, die für seine Aufgabe freigegeben sind.
• Quellengestützte Antworten machen sichtbar, welche Dokumente eine Antwort stützen – statt dass Teams einer unbelegten Zusammenfassung vertrauen müssen.
• Audit-Logs helfen nachzuvollziehen, was gefragt wurde, welche Quellen und Tools verwendet wurden und welche Aktionen erfolgt sind.
• Mit Schweizer Hosting und Verarbeitung bei Infomaniak bleibt die Infrastruktur in der Schweiz und unter Schweizer Jurisdiktion.

Eine einfache Entscheidungsregel

Je sensibler die Daten und je wiederholbarer der Anwendungsfall, desto weniger sollte die Lösung von individuellen Copy-paste-Entscheidungen abhängen. Nutzen Sie einen allgemeinen Chat für allgemeine Inhalte. Für interne Dokumente und echte Geschäftsabläufe etablieren Sie eine kontrollierte Plattform, einen geprüften Vertrag und klare Verantwortlichkeiten.

So wird KI nicht zum blinden Datenabfluss, sondern zu einem Werkzeug, das Ihrem Unternehmen nachweisbar dient – unter den Regeln, die Sie selbst festlegen.