Jeden Freitag denselben Projektstatus zusammentragen. Jeden Morgen offene Anfragen sichten. Nach einer CRM-Änderung die nächsten Schritte vorbereiten. Solche Aufgaben brauchen nicht jedes Mal einen neuen Chat. Ein KI-Agent kann die Vorarbeit zu einem festgelegten Zeitpunkt oder nach einem Ereignis übernehmen. Entscheidend ist nicht nur, wann er startet, sondern auch, wo seine Arbeit endet.
Die folgenden fünf Workflows sind Startpunkte für einen begrenzten Pilotbetrieb, keine fertig eingerichteten Integrationen. Sie setzen passende Datenquellen und freigegebene Werkzeuge voraus. Der Agent erstellt zunächst eine Zusammenfassung, Empfehlung oder einen Entwurf. Veröffentlichung, Versand und verbindliche Entscheidungen bleiben bei einer verantwortlichen Person. Ein automatischer Start ist keine automatische Freigabe.
Zeitplan oder Webhook: Was löst den Agenten aus?
Ein Zeitplan passt zu wiederkehrender Arbeit: täglich, wöchentlich, monatlich oder mit einem eigenen Cron-Ausdruck. In yeos hinterlegen Sie eine Frage, die der Agent bei jedem Lauf bearbeiten soll, und wählen Uhrzeit und Zeitzone. Ein Webhook passt zu Ereignissen: Ein externes System sendet einen JSON-Aufruf an eine geschützte URL, etwa nach einer Ticket- oder CRM-Änderung. yeos übergibt diese Daten als Kontext an den Agenten. Der Auslöser allein verbindet noch kein Fachsystem und erteilt keine zusätzlichen Zugriffsrechte.
1. Den wöchentlichen Projektbericht vorbereiten
Auslöser: freitags vor der Statusrunde. Der Agent liest die freigegebenen Projektquellen, beispielsweise Jira-Tickets und Projektnotizen, und erstellt einen Berichtsentwurf mit Fortschritt, Blockaden, offenen Entscheidungen und Quellen. Fehlende oder widersprüchliche Angaben werden sichtbar, statt stillschweigend ergänzt zu werden.
- Beispielfrage: «Erstelle den Wochenstatus für Projekt Alpen aus den freigegebenen Quellen der letzten sieben Tage. Nenne pro Aussage die Quelle und markiere fehlende Informationen. Veröffentliche nichts.»
- Prüfpunkt: Die Projektleitung prüft Status, Verantwortlichkeiten und Fristen, bevor sie den Bericht teilt.
- Grenze: Für diesen Pilot genügen lesende Werkzeuge. Automatisches Posten in Teams oder Slack gehört nicht dazu.
2. Den Posteingang täglich vorsortieren lassen
Auslöser: jeden Arbeitstag am Morgen, bei Bedarf über einen eigenen Cron-Zeitplan. Der Agent fasst relevante Nachrichten aus dem freigegebenen Postfach zusammen, schlägt Prioritäten vor und bereitet bei Bedarf Antwortentwürfe vor. So beginnt der Tag mit einer Arbeitsliste statt mit einer unstrukturierten Menge an Nachrichten.
- Beispielfrage: «Fasse neue Kundenanfragen seit gestern zusammen. Schlage eine Priorität mit Begründung vor und bereite für eindeutige Standardfragen einen Antwortentwurf vor. Verschiebe und lösche keine Nachrichten.»
- Prüfpunkt: Eine zuständige Person prüft Prioritäten, Empfänger, Aussagen und allfällige Zusagen vor dem Versand.
- Grenze: Die eingebauten Outlook-Werkzeuge erzeugen ausgehende Nachrichten nur als Entwürfe; keines dieser Werkzeuge versendet E-Mails. Anhänge liefern hier Metadaten, nicht ihren Dateiinhalt. Prüfen Sie die Fähigkeiten anderer Connectoren separat.
3. Eine monatliche Compliance-Prüfliste vorbereiten
Auslöser: monatlich vor dem internen Review. Aus ausgewählten Richtlinien, Massnahmenlisten und dokumentierten Fristen erstellt der Agent eine Prüfliste: Was steht an, welcher Nachweis fehlt, welche Zuständigkeit ist unklar? Das ist Vorbereitung für die Fachverantwortlichen, keine automatische Rechtsprüfung und kein Nachweis der Konformität.
- Beispielfrage: «Erstelle aus den freigegebenen Richtlinien und Massnahmenlisten eine Prüfliste für den kommenden Monat. Nenne Frist, dokumentierte Zuständigkeit und Quelle. Erfinde keine Pflichten und markiere fehlende Nachweise.»
- Prüfpunkt: Die Compliance-Verantwortlichen beurteilen Aktualität, Anwendbarkeit und erforderliche Massnahmen.
- Grenze: Ohne aktuelle, vollständige Quellen kann der Agent keine vollständige Liste liefern. Er ändert weder Richtlinien noch Massnahmenstatus.
4. Neue Support-Tickets mit Wissen anreichern
Auslöser: Das Ticketsystem meldet eine neue Anfrage per Webhook. Der Aufruf enthält nur den nötigen Kontext, etwa Ticket-ID, Kategorie und eine für die Verarbeitung freigegebene Beschreibung. Falls der Agent weitere Angaben braucht, muss ein passendes lesendes Werkzeug separat eingerichtet sein. Er sucht relevante Wissensartikel und erstellt einen Vorschlag zur Einordnung und Bearbeitung.
- Ergebnis: Eine interne Zusammenfassung mit Quellen, offenen Rückfragen und einem Antwortvorschlag in der Lauf-Konversation.
- Prüfpunkt: Das Support-Team prüft die Einordnung und übernimmt geeignete Vorschläge ins Ticket.
- Grenze: Ein Webhook schreibt das Ergebnis nicht automatisch ins Ticketsystem zurück. Lassen Sie Werkzeuge zum Schliessen, Zuweisen oder Beantworten von Tickets im ersten Pilot deaktiviert.
5. Nach einer CRM-Änderung ein Follow-up entwerfen
Auslöser: Das CRM meldet einen definierten Phasenwechsel, zum Beispiel «Gespräch abgeschlossen». Mit der Datensatz-ID und freigegebenem Kontext bereitet der Agent eine Gesprächszusammenfassung, offene Fragen und einen Follow-up-Text vor. Der Zugriff auf weitere CRM-Informationen benötigt einen separat eingerichteten Connector oder ein freigegebenes API-Werkzeug.
- Ergebnis: Ein Entwurf mit belegten Gesprächspunkten und Vorschlägen für nächste Schritte; unbekannte Preise oder Termine bleiben ausdrücklich offen.
- Prüfpunkt: Die zuständige Vertriebsperson prüft Empfänger, Konditionen und Zusagen und versendet die Nachricht selbst.
- Grenze: Der Pilot verändert keine Deal-Phase und erstellt keine verbindlichen Angebote. Filtern Sie auslösende Ereignisse im Quellsystem, damit eigene Änderungen keine Schleife starten.
So richten Sie den ersten automatischen Lauf in yeos ein
- Agent vorbereiten: Wählen Sie einen eng begrenzten Auftrag, passende Quellen und nur die benötigten Werkzeuge. Testen Sie die Aufgabe zunächst manuell, auch mit fehlenden oder widersprüchlichen Daten.
- Zeitplan einrichten: Öffnen Sie als Organisationsadmin den Agenten und «Scheduled Runs». Wählen Sie «Create schedule», erfassen Sie Name und Frage, legen Sie Wiederholung, Uhrzeit und Zeitzone fest und speichern Sie den Zeitplan zunächst als «Paused», bis die Prüfung abgeschlossen ist.
- Alternativ einen Webhook einrichten: Öffnen Sie «Webhook Triggers» und «Create webhook». Speichern Sie den Trigger und kopieren Sie das nur einmal angezeigte Secret sowie die Invoke URL. Hinterlegen Sie beides geschützt im sendenden System.
- Webhook-Aufruf absichern: Senden Sie JSON mit Content-Type application/json und bevorzugt dem Header X-Yeos-Webhook-Secret. yeos unterstützt alternativ einen secret-Query-Parameter; vermeiden Sie diesen nach Möglichkeit, weil URLs in Protokollen landen können. Geben Sie echte Secrets weder in Prompts noch in Blogbeispielen weiter.
- Kontrolliert aktivieren: Prüfen Sie den ersten Lauf in der Historie. Kontrollieren Sie Status, verknüpfte Konversation und Fehler; bei Zeitplänen auch die Request-ID. Legen Sie fest, wer weitere Ergebnisse sichtet und den Zeitplan oder Trigger bei Problemen pausiert.
Sicherheit entsteht an den Grenzen des Workflows
«Bitte nichts versenden» ist eine Arbeitsanweisung, keine technische Zugriffssperre. Deaktivieren Sie unnötige Schreibwerkzeuge und prüfen Sie die Berechtigungen der verbundenen Systeme. Behandeln Sie E-Mails, Dokumente und Webhook-Inhalte als Daten, nicht als vertrauenswürdige Anweisungen: Ein darin enthaltener Auftrag darf den eigentlichen Workflow nicht erweitern. Der hier beschriebene menschliche Prüfpunkt ist ein organisatorischer Prozess, keine pauschale Zusicherung einer eingebauten Freigabesperre für jedes Werkzeug.
Planen Sie ausserdem für wiederholte Ereignisse, Ausfälle und veraltete Quellen. Ein Webhook kann mehrfach eintreffen; setzen Sie keine Exactly-once-Verarbeitung voraus. Filtern oder deduplizieren Sie Ereignisse bei Bedarf im sendenden System oder einer vorgeschalteten Integration. Starten Sie mit kleiner Frequenz und klarer Verantwortung. Messen Sie Prüfaufwand, Korrekturbedarf und Fehler statt nur die Zahl automatischer Läufe.
Häufige Fragen zu Zeitplänen und Webhooks
- Was ist der Unterschied zwischen Zeitplan und Webhook?
- Ein Zeitplan startet eine hinterlegte Frage regelmässig zu einer gewählten Uhrzeit und Zeitzone. Ein Webhook startet den Agenten nach einem authentifizierten JSON-Aufruf aus einem externen System und übergibt dessen Daten als Kontext.
- Wer kann automatische Läufe einrichten?
- Das Erstellen und Ändern von Zeitplänen und Webhook-Triggern erfordert Organisationsadmin-Rechte. Legen Sie zusätzlich fest, wer die Ergebnisse prüft und bei Fehlern reagiert.
- Versendet ein automatisch gestarteter Agent auch automatisch E-Mails?
- Die eingebauten Outlook-Werkzeuge versenden keine E-Mails, sondern erstellen Entwürfe zur menschlichen Prüfung und zum manuellen Versand. Andere Werkzeuge müssen separat auf ihre Schreib- und Versandmöglichkeiten geprüft werden. Ein Zeitplan oder Webhook ist keine allgemeine Freigabesperre.
- Funktioniert ein CRM- oder Ticket-Webhook ohne weitere Einrichtung?
- Nein. Das Quellsystem muss den passenden JSON-Aufruf mit Secret senden. Zusätzlicher Lesezugriff auf CRM- oder Ticketdaten benötigt freigegebene Werkzeuge. Eine automatische Rückschreibung ist nicht Bestandteil des Webhook-Auslösers.
Beginnen Sie mit einem Workflow, einer verantwortlichen Person und einem überprüfbaren Ergebnis. Ein Wochenbericht mit lesendem Zugriff ist oft der bessere Start als ein Agent, der gleichzeitig Daten verändert und Nachrichten versendet. Erweitern Sie die Automation erst, wenn die ersten Läufe zuverlässig geprüft werden können.
Den ersten Workflow vorbereiten