Offerte schreiben: Aufbau, Inhalt und Vorlage für Schweizer KMU

Eine gute Offerte beantwortet drei Fragen, bevor der Kunde sie stellt: Was genau bekomme ich, was kostet es und bis wann gilt das Angebot? Wer diese drei Punkte klar regelt, muss weniger nachverhandeln und erklärt später seltener, warum die Rechnung höher ausfällt als erwartet.

Unten finden Sie den Aufbau einer Offerte nach Schweizer Praxis, die Regeln zur Mehrwertsteuer und zur Verbindlichkeit sowie eine kostenlose Offerte-Vorlage für Word, die Sie direkt anpassen können.

Was gehört in eine Offerte?

• ◆Absender: Firmenname, Adresse, Kontakt und, falls Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, die UID mit dem Zusatz «MWST» (zum Beispiel CHE-123.456.789 MWST).
• ◆Empfänger: Firma und Ansprechperson, damit die Offerte intern bei der richtigen Person landet.
• ◆Ort, Datum und Offertnummer: Die Nummer brauchen Sie später, wenn der Kunde sich auf «Ihr Angebot vom Frühling» bezieht.
• ◆Betreff mit Projekt oder Objekt: «Ladenumbau Bahnhofstrasse 12» statt nur «Offerte».
• ◆Positionen: Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Total pro Position. So konkret, dass der Kunde Ihre Offerte mit einer anderen vergleichen kann.
• ◆Totale: Zwischentotal, allfällige Rabatte, Total exkl. MWST, MWST-Betrag und Total inkl. MWST.
• ◆Konditionen: Gültigkeit, Ausführungstermin, Zahlungsbedingungen, was nicht enthalten ist und welche AGB oder Normen gelten.
• ◆Abschluss: Ansprechperson, Unterschrift und auf Wunsch ein Feld, mit dem der Kunde den Auftrag direkt bestätigt.

Aufbau einer Offerte Schritt für Schritt

Beginnen Sie mit einem kurzen Bezug auf die Anfrage: «Vielen Dank für Ihre Anfrage vom 3. November. Gerne offerieren wir Ihnen die folgenden Leistungen.» Danach folgen die Positionen in der Reihenfolge, in der Sie die Arbeit ausführen. Fassen Sie Kleinteile zu einer Position zusammen, wenn der Kunde sie nicht einzeln beurteilen kann, und schlüsseln Sie auf, was er vergleichen wird, etwa Material, Stunden und Pauschalen.

Der wichtigste Teil nach dem Preis ist die Zeile «Nicht enthalten». Entsorgung, Gerüst, Arbeiten Dritter oder Reisezeit führen später am häufigsten zu Diskussionen. Was dort steht, müssen Sie später nicht mehr begründen.

Mehrwertsteuer richtig ausweisen

Seit dem 1. Januar 2024 gelten in der Schweiz folgende MWST-Sätze: 8.1 % Normalsatz, 2.6 % reduzierter Satz (zum Beispiel für Lebensmittel und Bücher) und 3.8 % für Beherbergung. Weisen Sie das Total exkl. MWST, den MWST-Betrag und das Total inkl. MWST getrennt aus. Bei Privatkunden ist der Endbetrag inkl. MWST entscheidend, Geschäftskunden vergleichen meist exkl. MWST.

Mehrwertsteuerpflichtig werden Unternehmen in der Regel ab einem weltweiten Umsatz von CHF 100’000 pro Jahr. Sind Sie nicht eingetragen, dürfen Sie keine MWST ausweisen. Ein kurzer Hinweis wie «nicht mehrwertsteuerpflichtig» vermeidet Rückfragen. Rappenbeträge runden Sie im Total üblicherweise auf 5 Rappen.

Wie lange ist eine Offerte verbindlich?

Rechtlich ist eine Offerte ein Antrag nach Obligationenrecht. Setzen Sie eine Frist, sind Sie bis zu deren Ablauf daran gebunden (Art. 3 OR). Ohne Frist gilt sie unter Abwesenden so lange, wie Sie bei ordnungsgemässer Antwort mit einer Rückmeldung rechnen dürfen (Art. 5 OR), was oft unklar ist. Schreiben Sie deshalb immer ein Datum hinein, zum Beispiel «gültig bis 7. Dezember 2026». 30 Tage sind üblich, bei schwankenden Materialpreisen auch kürzer.

Wollen Sie nicht gebunden sein, müssen Sie das ausdrücklich erklären, etwa mit «unverbindliche Offerte» (Art. 7 OR). Das passt zu einer ersten Preisindikation, nimmt Ihrem Angebot aber Gewicht, wenn der Kunde vergleicht.

Offerte, Kostenvoranschlag oder Richtofferte?

• ◆Offerte mit Festpreis: Der Preis gilt für die beschriebene Leistung. Mehraufwand rechnen Sie nur ab, wenn sich die Leistung ändert.
• ◆Kostenvoranschlag oder Richtofferte: eine Schätzung. Wird sie ohne Zutun des Kunden unverhältnismässig überschritten, kann er nach Art. 375 OR vom Vertrag zurücktreten oder eine Herabsetzung verlangen. In der Praxis gilt eine Überschreitung von rund 10 % oft noch als tragbar, verbindlich festgelegt ist diese Grenze aber nicht.
• ◆Unverbindliche Offerte: eine Preisangabe ohne Bindung, nützlich für Budgetfragen in einer frühen Phase.

Vorlage herunterladen

Die Offerte-Vorlage für Word enthält Briefkopf mit UID, Positionstabelle, Totale mit 8.1 % MWST, Konditionen zu Gültigkeit, Zahlung und Ausschlüssen sowie ein Feld zur Auftragsbestätigung. Ersetzen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern und speichern Sie die Datei als Ihre eigene Vorlage. Die Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung.

Häufige Fehler

• ◆Keine Gültigkeitsfrist: Der Kunde nimmt die Offerte nach drei Monaten an, und Ihre Materialpreise sind gestiegen.
• ◆Pauschale ohne Beschreibung: «Malerarbeiten CHF 8’400.–» lässt offen, welche Räume, wie viele Anstriche und welche Vorarbeiten gemeint sind.
• ◆Ausschlüsse fehlen: Was nicht drinsteht, gilt für den Kunden oft als enthalten.
• ◆Alte Preise kopiert: Die letzte Offerte als Grundlage zu nehmen ist richtig. Preise, Sätze und Konditionen sollten Sie dabei aber jedes Mal prüfen.
• ◆Zusagen nur im Mail: Rabatte oder Termine, die Sie per Mail versprechen, gehören in die Offerte, sonst weiss in einem Jahr niemand mehr davon.

Die nächste Offerte beginnt bei der letzten

Die meisten Offerten entstehen nicht auf einem leeren Blatt. Man sucht eine ähnliche Offerte vom letzten Jahr, die aktuelle Preisliste und das Mail, in dem der Kunde seine Wünsche beschrieben hat. Genau das dauert: Die Dateien liegen in SharePoint, im Postfach oder auf dem Netzlaufwerk, und oft weiss nur eine Person, wie die Offerte damals hiess.

yeos durchsucht diese Ablagen direkt. Sie fragen «Was haben wir der Bäckerei Huber für den Ladenumbau offeriert?» und sehen die Offerte mit Seite und Datum, inklusive späterer Nachträge. Auf Wunsch erstellt yeos aus ähnlichen Offerten und Ihrer Preisliste einen Entwurf, den Sie prüfen und anpassen. Mehr dazu unter Offerten mit KI erstellen.