KI-Wissensmanagement für Ihr Firmenwissen

Was ist KI-Wissensmanagement?

Klassisches Wissensmanagement setzt voraus, dass jemand Wissen ablegt, verschlagwortet und pflegt. Im Alltag bleibt genau das liegen: Das Wiki veraltet, die Ablage wächst, und die Antwort kennt am Ende doch nur eine Person. KI-Wissensmanagement dreht das um. Die KI liest die Dokumente, Ordner und Postfächer, in denen Ihr Wissen bereits liegt, und macht es per Frage in normaler Sprache auffindbar.

Entscheidend ist dabei nicht die Antwort allein, sondern ihr Beleg. yeos verweist bei jeder Antwort auf das Dokument und die Stelle, auf der sie beruht; beim Öffnen eines zitierten PDFs ist die Passage markiert. So wird aus einer Suche eine Auskunft, die sich prüfen lässt.

Firmenwissen durchsuchen, ohne die Ablage umzubauen

yeos verbindet sich mit den Orten, an denen Ihr Wissen heute liegt: SharePoint, Teams und OneDrive werden laufend synchronisiert, Websites lassen sich importieren, und Dateien wie PDF, Word, Excel, CSV oder Markdown können Sie direkt hochladen. Tabellen aus Excel-Dateien werden als strukturierte Daten abgelegt, damit Fragen zu Zahlen genauer beantwortet werden. Über Konnektoren kommen Mail, Jira, Confluence, Slack oder SAP dazu.

Wissen gehört dabei nicht allen gleichermassen. Richtlinien und Vorlagen liegen auf Organisationsebene, projekt-, kunden- oder abteilungsspezifisches Wissen in Workspaces, die nur ihre Mitglieder sehen. Eine Frage im Workspace durchsucht beides gemeinsam.

Wissen aktuell halten, statt es nur zu finden

Die häufigste Fehlerquelle ist nicht fehlendes, sondern widersprüchliches Wissen: drei Fassungen einer Richtlinie, eine Sonderregel in einer Mail, ein Protokoll, das einen früheren Entscheid aufhebt. yeos macht solche Widersprüche sichtbar, statt still die plausibelste Fassung auszuwählen.

Das yeos Brain hält zusätzlich fest, was in Gesprächen und Dokumenten entschieden, zugesagt oder offengelassen wurde – jeweils mit Herkunft. So bleibt später nachvollziehbar, was wann auf welcher Grundlage entschieden wurde und welche Wissenslücke noch offen ist.

Wofür Teams KI-Wissensmanagement nutzen

Im Service: «Welches Wartungsintervall gilt für Anlage XY?» Im Verkauf: «Was haben wir Kunde Z beim letzten Auftrag zugesagt?» Im HR: «Welche Spesenregel gilt für Weiterbildungen?» In der Projektleitung: «Was wurde im letzten Projekt zur Fassade entschieden?» Und beim Onboarding fragen neue Mitarbeitende yeos, statt erfahrene Kolleginnen zu unterbrechen.

Grenzen: Was KI-Wissensmanagement nicht löst

KI findet nur, was irgendwo festgehalten ist. Wissen, das ausschliesslich in Köpfen liegt, bleibt unsichtbar; yeos kann solche Lücken aufzeigen, schliessen muss sie ein Mensch. Ebenso bleibt ein veraltetes Dokument eine Quelle, bis jemand es archiviert. Hinweise auf Widersprüche helfen, ersetzen aber die Pflege nicht.

yeos ist kein Dokumentenmanagementsystem und erfüllt keine Aufbewahrungspflichten. Und wer Quellen anbindet, entscheidet über deren Sichtbarkeit: Zugriffe richten sich nach Organisation und Workspaces, nicht nach den Berechtigungen einzelner Dateien im Quellsystem.