Offerten mit KI erstellen

Warum Offerten so viel Zeit kosten

Die meisten Offerten sind nicht neu. Es gibt einen ähnlichen Auftrag vom letzten Jahr, Standardpositionen, bekannte Konditionen. Trotzdem beginnt jede Offerte mit Suchen: die alte Offerte finden, Positionen kopieren, die aktuelle Preisliste prüfen, den Text anpassen.

Dabei entstehen die typischen Fehler: ein Preis aus der veralteten Liste, ein vergessener Rabatt, eine Sonderzusage, die nur in einer Mail stand. KI kann diese Vorarbeit übernehmen, wenn sie aus Ihren eigenen Unterlagen arbeitet und zeigt, worauf jede Position beruht.

So erstellt yeos einen Offertentwurf

Ausgangspunkt ist die Anfrage: eine Kundenmail, Notizen vom Besichtigungstermin oder eine Sprachnotiz. yeos sucht vergleichbare frühere Offerten, die passenden Positionen in Ihrer Preisliste und die relevanten Produktunterlagen. Tabellen aus Excel-Preislisten liest yeos als strukturierte Daten.

Das Ergebnis ist ein Word-Dokument in Ihrer eigenen Offertvorlage. Platzhalter wie Kunde, Datum oder Projekt werden gefüllt, und Positionen erscheinen als Tabellenzeilen im Layout der Vorlage. In der Antwort im Chat bleibt zu jeder Position sichtbar, aus welcher Quelle sie stammt.

Kundenkontext und Konditionen berücksichtigen

Eine gute Offerte kennt die Vorgeschichte. Ist das Postfach angebunden, kann yeos den Mailverlauf mit dem Kunden einbeziehen: frühere Rabatte, besondere Zusagen oder offene Punkte aus dem letzten Auftrag. Ist SAP verbunden, kann yeos dort zusätzliche Daten nachschlagen.

Für wiederkehrende Anfragen lässt sich ein Agent einrichten, der Entwürfe nach Zeitplan oder auf ein Ereignis hin vorbereitet. Versendet wird nichts ohne Ihre Freigabe.

Für wen sich das lohnt

Handwerk und Bau: Offerten aus Aufmass, Fotos und Sprachnotizen vom Termin vor Ort. Maschinenbau und Service: Ersatzteil- und Wartungsofferten aus Stücklisten und Serviceverträgen. Dienstleister: Angebote aus Leistungsbeschrieben und früheren Projekten. Gemeinsam ist allen: viele ähnliche Offerten und Unterlagen, die bereits existieren.

Grenzen: Was Sie weiterhin selbst prüfen

yeos rechnet mit den Preisen, die in Ihren Quellen stehen. Ist die Preisliste veraltet, ist es der Entwurf auch. Positionen ohne passende Quelle gehören deshalb vor dem Versand besonders geprüft. Komplexe Kalkulationen mit Materialzuschlägen, Staffelpreisen oder Margenregeln bleiben in Ihrem ERP oder Kalkulationswerkzeug.

Allgemeine Geschäftsbedingungen und rechtliche Formulierungen gehören in die Vorlage, nicht in die KI-Antwort. yeos erstellt einen Entwurf; Preis, Inhalt und Versand verantwortet die Person, die die Offerte freigibt.