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Use Case · SharePoint

SharePoint mit KI durchsuchen

Fragen an Ihre SharePoint-Dokumente stellen und Antworten mit Quelle erhalten – ohne Dateien hochzuladen.

SharePoint, Teams und OneDrive · Laufende Synchronisation · Nur Lesezugriff · Schweizer Hosting

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Aufnahme aus yeos · SharePoint-Bibliothek verbinden und synchronisieren

01

Warum die SharePoint-Suche oft nicht reicht

Die SharePoint-Suche findet Dateien, in denen ein Begriff vorkommt. Im Arbeitsalltag lautet die Frage aber selten «Wo ist das Dokument?», sondern «Welche Kündigungsfrist gilt bei Lieferant X?» oder «Was wurde zur Fassadenvariante entschieden?». Die Antwort steckt in einem Abschnitt, verteilt über mehrere Bibliotheken, und oft gibt es eine «final_v3» neben der «final».

Eine KI-Suche beantwortet die Frage direkt. Sie stellen sie in normaler Sprache, yeos liest die relevanten Passagen aus den verbundenen Bibliotheken und antwortet mit Verweis auf Datei und Stelle. Wer die Antwort prüfen will, öffnet die Quelle mit einem Klick.

02

So wird SharePoint mit yeos verbunden

Eine Person mit Microsoft-365-Adminrechten erteilt yeos einmalig die Zustimmung. Danach wählen Sie, welche Sites, Bibliotheken oder Ordner synchronisiert werden. yeos erhält Lesezugriff nur auf die ausgewählten Sites – nicht auf den ganzen Tenant und nicht auf Postfächer einzelner Personen.

Die Synchronisation läuft danach von selbst: Neue, geänderte, umbenannte, verschobene und gelöschte Dateien werden laufend nachgeführt, ohne manuellen Import. Dateien aus Teams-Kanälen und OneDrive for Business werden auf dieselbe Weise angebunden.

03

Wer sieht welche SharePoint-Dokumente?

Jede synchronisierte Quelle ordnen Sie entweder der ganzen Organisation oder einem Workspace zu. Inhalte eines Workspaces sind nur für dessen Mitglieder sichtbar – für Menschen ebenso wie für Agenten, die in diesem Workspace arbeiten.

Wichtig: yeos übernimmt nicht die Berechtigungen einzelner SharePoint-Dateien. Ordnen Sie Bibliotheken oder Ordner deshalb so zu, dass ihr Inhalt zum Kreis der Workspace-Mitglieder passt – die HR-Bibliothek etwa nur dem HR-Workspace und nicht der ganzen Organisation.

04

SharePoint-Chatbot und mehr als Microsoft 365

Ein SharePoint-Chatbot ist nur so nützlich wie das Wissen, das er sieht. In vielen KMU liegt ein Teil davon ausserhalb von Microsoft 365: in Mails, Jira oder Confluence, in SAP oder auf der eigenen Website. yeos durchsucht SharePoint zusammen mit diesen Quellen und nennt bei jeder Antwort, woher sie stammt.

yeos wird in der Schweiz betrieben und pro Organisation statt pro Benutzer abgerechnet. Wie sich das von Microsoft Copilot unterscheidet, zeigt unser Vergleich.

Microsoft Copilot und yeos vergleichen

05

Grenzen der SharePoint-Anbindung

yeos liest PDF, Word (DOCX), Excel (XLSX), CSV, Markdown, HTML und Textdateien. PowerPoint-Präsentationen sowie ältere DOC- und XLS-Dateien werden heute nicht durchsucht; speichern Sie wichtige Inhalte als PDF oder in einem aktuellen Format. Bilder in Bibliotheken werden nicht indexiert.

Die Anbindung ist bewusst nur lesend: yeos verändert, verschiebt oder löscht keine Dateien in SharePoint. Und weil Berechtigungen pro Workspace statt pro Datei gelten, sollten Bibliotheken mit sehr unterschiedlichem Empfängerkreis getrennt angebunden werden.

Praxisbeispiel

Von der SharePoint-Bibliothek zur Antwort

Einrichtung

Bibliothek auswählen

Die IT verbindet die Projekt-Site und ordnet sie dem Workspace «Projekte» zu.

Synchronisation

Laufend aktuell

  • Dateien werden gelesen und indexiert
  • Änderungen werden nachgeführt
  • Gelöschte Dateien verschwinden aus der Suche

Frage

Was wurde entschieden?

  • Sitzungsprotokolle durchsuchen
  • Spätere Änderungen markieren
  • Mit der SharePoint-Datei verlinken

Prüfung

Projektleitung prüft die Quelle

Die Projektleiterin öffnet das zitierte Protokoll und verwendet die Antwort für das Gespräch mit der Bauherrschaft.

Was sich verbessert

  • 01

    Antworten statt Trefferlisten, auch über mehrere Bibliotheken hinweg.

  • 02

    Kein manueller Upload: Änderungen in SharePoint kommen von selbst an.

  • 03

    Klare Abgrenzung, welches Team welche Bibliothek sieht.

  • 04

    SharePoint, Mail und Geschäftssysteme in einer Suche.

Häufige Fragen zur SharePoint KI-Suche

Kann yeos SharePoint durchsuchen, ohne dass wir Dateien hochladen?
Ja. Sie verbinden die gewünschten Sites, Bibliotheken oder Ordner einmal, danach synchronisiert yeos neue und geänderte Dateien laufend.
Welche Berechtigungen braucht yeos in Microsoft 365?
yeos braucht eine einmalige Zustimmung durch eine Person mit Adminrechten und erhält danach Lesezugriff nur auf die Sites, die Sie auswählen. Schreibzugriff auf SharePoint ist nicht nötig.
Berücksichtigt yeos die Berechtigungen aus SharePoint?
Nicht pro Datei. Sichtbarkeit wird in yeos über Organisation und Workspaces gesteuert. Ordnen Sie Bibliotheken deshalb dem Workspace zu, dessen Mitglieder sie sehen dürfen.
Welche Dateiformate werden durchsucht?
PDF, DOCX, XLSX, CSV, Markdown, HTML und Text. PowerPoint sowie ältere DOC- und XLS-Dateien werden derzeit nicht durchsucht.

Weiterführende Informationen

Sehen Sie es in Ihren eigenen Dokumenten.

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