Dokumente

Dokumentation

yeos documentation.

Dokumentenbibliothek

Füge die Dateien, Websites und Dokumentvorlagen hinzu, die dein Team braucht. yeos verarbeitet sie im Hintergrund und hält Antworten innerhalb des gewählten Organisations- oder Workspace-Kontexts.

Was die Dokumentenbibliothek leistet

Organisationsinhaber und Admins können Wissensdokumente, Ordner, öffentliche Websites und wiederverwendbare Dokumentvorlagen hinzufügen. Normale Dokumente werden nach der Verarbeitung durchsuchbar. Vorlagen liefern das Layout für erzeugte Dokumente und sind standardmässig vom normalen Wissen getrennt.

Dateien und Ordner hochladen

Öffne Dokumente in der Web-App und wähle Dokumente hochladen oder Ordner hochladen. Uploads werden von Organisationsinhabern und Admins verwaltet und können auf Organisationsebene oder im ausgewählten Workspace erfolgen.

Einzelne Dateien

Wähle eine oder mehrere unterstützte Dateien. Du kannst Tags hinzufügen und einen Konflikt mit identischem Inhalt lösen, indem du das bestehende Dokument überschreibst oder eine umbenannte Kopie hochlädst.

Ordner

Wähle Ordner hochladen, um ein Verzeichnis hinzuzufügen. Die Ordnerstruktur bleibt bei der Auswahl erhalten; Ordnernamen können als Tags zur Organisation der Dokumente verwendet werden.

Wer kann hochladen?

Dokumentuploads, Website-Importe und die Verwaltung von Dokumentvorlagen erfordern Inhaber- oder Admin-Rechte auf Organisationsebene. Die Workspace-Mitgliedschaft bestimmt weiterhin, welche Workspace-Inhalte sichtbar sind.

Unterstützte Formate und Limits

Der Browser-Upload akzeptiert die folgenden Dateifamilien. Eine Datei ist erst nach abgeschlossener asynchroner Verarbeitung durchsuchbar.

Wissensdokumente

PDF · DOCX · DOTX · MD · HTML · TXT · CSV · XLSX

PDF, Word-Dokumente und Vorlagen, Markdown, HTML, reiner Text, CSV und Excel-Arbeitsmappen werden in durchsuchbare Inhalte umgewandelt.

Videodokumente

MP4 · MOV · AVI · MKV · WEBM

Unterstützte Videodateien werden transkribiert und können nach Abschluss der Verarbeitung durchsucht werden.

Website-Quellen

HTTP · HTTPS

Füge eine öffentliche HTTP- oder HTTPS-URL getrennt vom Datei-Upload hinzu. Der abgerufene Inhalt wird zu einem Website-Dokument.

Dokumentvorlagen

DOCX · DOTX

Nur DOCX- und DOTX-Dateien können ausdrücklich als Dokumentvorlagen hochgeladen werden.

Ältere XLS-Arbeitsmappen und makrofähige DOTM-Vorlagen werden nicht unterstützt. Einzelne Dateien dürfen höchstens 100 MB gross sein, ein Upload-Batch höchstens 500 MB.

Organisations- und Workspace-Kontext

Wähle den Geltungsbereich passend dazu, wie breit der Inhalt verfügbar sein soll.

Dokumente auf Organisationsebene

Verwende diesen Bereich für gemeinsame Richtlinien, Vorlagen und Referenzmaterial. Fragen in einem Workspace können Dokumente auf Organisationsebene zusammen mit Dokumenten im ausgewählten Workspace durchsuchen.

Workspace-Dokumente

Verwende diesen Bereich für projekt-, kunden-, abteilungs- oder teamspezifisches Wissen. Workspace-Inhalte sind nur innerhalb dieses Workspaces und für berechtigte Mitglieder verfügbar.

Verarbeitung und Dokumentstatus

Der Upload der Bytes ist nur der erste Schritt. yeos stellt das Dokument in eine Warteschlange, extrahiert den Inhalt, erstellt durchsuchbare Abschnitte und macht es anschliessend für den Abruf verfügbar.

Hochgeladen

Die Datei wurde erfolgreich gespeichert.

Warteschlange

Das Dokument wartet auf die Verarbeitung im Hintergrund.

Wird verarbeitet

Inhalte werden extrahiert, aufgeteilt und erfasst.

Verarbeitet

Das Dokument kann von Agenten durchsucht und zitiert werden.

Doppelte Dokumente

Ein identisches Dokument wird standardmässig abgelehnt. Du kannst das bestehende Dokument überschreiben, wenn du bewusst eine neuere Version möchtest, oder eine umbenannte Kopie hochladen, wenn beide Dateien erhalten bleiben sollen.

Eine Website hinzufügen

Füge Website-Inhalte als dauerhaftes Dokument hinzu, wenn yeos eine öffentliche Seite über längere Zeit indexieren und zitieren soll.

1
Öffne Dokumente, wähle Website hinzufügen und füge die HTTP(S)-URL ein.
2
Gib optional einen Anzeigenamen und Tags an, damit die Website leicht auffindbar ist.
3
Sende die URL ab. Das Website-Dokument wird eingereiht, während yeos lesbares HTML oder eine PDF-Antwort abruft und den Inhalt indexiert.

Eine bestehende Website aktualisieren

Verwende Website-Text aktualisieren, wenn sich die Quellseite geändert hat. yeos ruft die URL erneut ab und indexiert das bestehende Website-Dokument neu, statt eine zweite Kopie anzulegen.

Website-Dokument und Web-Abruf

Beim Hinzufügen wird die Website für spätere Abrufe in der Dokumentenbibliothek gespeichert. Web-Abruf ist ein optionales Laufzeitwerkzeug: Ein aktivierter Agent kann während einer Antwort aktuelle Web-Informationen abrufen. Das ist nicht dasselbe wie ein dauerhaftes Website-Dokument.

Eine Dokumentvorlage hochladen

Eine Dokumentvorlage ist ein wiederverwendbares Word-Layout für erzeugte Dateien. Wähle in Dokumente Als Vorlage hochladen, gib einen Anzeigenamen und optional eine Beschreibung an und wähle eine DOCX- oder DOTX-Datei.

Hochladen

Nur gültige, makrofreie DOCX- und DOTX-Word-Pakete können als Dokumentvorlagen registriert werden.

Beschreiben

Gib der Vorlage einen durchsuchbaren Anzeigenamen und optional eine Beschreibung. Die Vorlage gehört zur Organisation oder zum ausgewählten Workspace.

Auswählen

Bitte den Agenten, eine benannte Dokumentvorlage zu verwenden. Der Agent kann aktive Vorlagen im aktuellen Organisations- und Workspace-Kontext entdecken.

Erzeugen

Der Agent liefert strukturierte Werte für die Platzhalter und erstellt eine normale herunterladbare DOCX-Datei, wobei die unterstützte Formatierung erhalten bleibt.

Vorlagen und Wissenssuche

Eine Dokumentvorlage wird standardmässig nicht in das normale Wissen indexiert. Ihr Layout und ihre Platzhalter-Anweisungen erscheinen dadurch nicht als Belege. Wenn der Vorlageninhalt zusätzlich durchsuchbar sein soll, aktiviere beim Upload ausdrücklich die Option für die Wissensbasis.

So funktioniert die Erzeugung mit Dokumentvorlagen

Bei der Vorlagenerzeugung dient die Vorlage als Layout-Ressource und die Agentenantwort als strukturierte Eingabe. Die Vorlage selbst wird weder als Gesprächsbeleg hinzugefügt noch als erzeugte Datei zurückgegeben.

1. Platzhalter definieren — Füge einfache Jinja-artige Namen in das Word-Layout ein, zum Beispiel project_name oder report_date.

2. Die Dokumentvorlage benennen — Bitte um ein Dokument mit dem Namen der Vorlage. Wenn mehrere aktive Vorlagen passen, wähle die richtige Vorlage statt dich auf eine mehrdeutige Zuordnung zu verlassen.

3. Eine DOCX-Datei erzeugen — Der Agent liefert Werte für alle erforderlichen Platzhalter. Das Ergebnis ist ein normales DOCX-Artefakt; ID und Version der Vorlage bleiben als Herkunftsinformation erhalten.

{{ project_name }}
{{ report_date }}

Verwende strukturierte Werte, die zu den Platzhalternamen passen. Fehlende Pflichtwerte oder eine ungültige Platzhalter-Syntax verhindern ein fertiges Artefakt.

Zeilen in einer Vorlagentabelle wiederholen

Für einen wiederholten Tabellenbereich kommt der Start-Tag in eine eigene Word-Tabellenzeile. Die Platzhalterzeile steht zwischen den Schleifen-Tags, und der End-Tag erhält ebenfalls eine eigene Zeile.

{%tr for item in items %}
{{ item.name }} | {{ item.amount }}
{%tr endfor %}

Ende-zu-Ende-Test

Lade die DOCX-Datei als Dokumentvorlage hoch und bitte den Agenten, einen Bericht mit zwei oder drei Einträgen zu erstellen. Lade die erzeugte DOCX-Datei herunter und prüfe, dass Einzelwerte ersetzt wurden, pro Eintrag eine Tabellenzeile erscheint, keine Vorlagen-Tags übrig bleiben und die ursprüngliche Formatierung erhalten ist. Wiederhole den Test mit einer DOTX-Datei; das Ergebnis sollte weiterhin eine DOCX-Datei sein.

Zugriff, Sicherheit und Fehlerbehebung

Dokumenten-Workflows respektieren Organisations- und Workspace-Grenzen. Sie schlagen ausserdem ausdrücklich fehl, wenn Inhalte nicht sicher verarbeitet werden können oder eine angeforderte Vorlage nicht verfügbar ist.

Zugriffsgrenzen

Benutzer und Agenten sehen nur Dokumente und aktive Dokumentvorlagen, die im aktuellen Organisations- und Workspace-Kontext berechtigt sind.

Sicherheit von Vorlagen

Fehlerhafte Word-Pakete, nicht unterstützte Formate, makrofähige Vorlagen sowie nicht verfügbare oder archivierte Vorlagen können nicht für neue Dokumente verwendet werden.

Sicherheit von Websites

Website-Importe akzeptieren HTTP(S)-URLs und rufen sie im Hintergrund ab. URLs mit eingebetteten Zugangsdaten sowie private oder reservierte Netzwerkziele werden nicht unterstützt.

Wenn etwas fehlschlägt

Stelle fehlgeschlagene Verarbeitung in Dokumente erneut in die Warteschlange. Bei der Vorlagenerzeugung korrigiere fehlende Werte, ungültige Platzhalter-Syntax oder eine nicht verfügbare Vorlage, statt einen unformatierten Fallback zu erwarten.

Häufige Fragen

Kann ich alte XLS- oder makrofähige DOTM-Dateien hochladen?

Nein. Alte XLS-Dateien und makrofähige DOTM-Vorlagen werden nicht unterstützt. Wandle Tabelleninhalte in XLSX um und verwende makrofreie DOCX- oder DOTX-Dateien als Dokumentvorlagen.

Durchsucht das Hinzufügen einer Website eine ganze Domain?

Nein. Füge eine bestimmte öffentliche URL als Website-Dokument hinzu. Verwende die optionale Web-Abruf-Funktion separat, wenn ein Agent während einer Antwort aktuelle Web-Informationen benötigt.

Was passiert, wenn ein Wert für eine Dokumentvorlage fehlt?

Die Erzeugung meldet einen Fehler wegen fehlender Werte und stellt kein fertiges Artefakt bereit. Liefere den fehlenden strukturierten Wert oder wähle eine andere aktive Dokumentvorlage.

Kann ein Workspace eine Dokumentvorlage auf Organisationsebene verwenden?

Ja. Ein Workspace kann eine aktive Dokumentvorlage auf Organisationsebene verwenden. Workspace-spezifische Vorlagen bleiben auf diesen Workspace und seine berechtigten Mitglieder beschränkt.